Idealne rzeczy nie istnieją
czy raczej parafrazując tytuł książki Kamila Nowaka można powiedzieć „idealny PM nie istnieje”. Wynika to z samej definicji słowa ideał, które oznacza szczyt doskonałości, cel dążeń. Nie oznacza to jednak, że nie możemy dążyć do doskonałości. Czy da się jednak zaplanować taką drogę, skoro nie da się osiągnąć celu, ani nawet go określić? Na to nie znamy odpowiedzi, ale czujemy intuicyjnie pod skórą, że jednak coś możemy. Cykl Deminga, Agile, TDD, Lean, Six Sigma, TQN, Kaizen – powstało wiele idei i metodyk, które mówią o jednym – ciągłe doskonalenie. Sposób jest nieistotny, dobierzesz, co ci pasuje, jednak jedno jest pewne – doskonal, albo giń. W dzisiejszym świecie jeśli nic nie robisz, cofasz się. Brak decyzji, jest decyzją.
Skoro już ustaliliśmy podstawę, to zastanówmy się co może ulepszać PM. Po wstępie oczywiste wydaje się, że wszystko, ale zacznijmy od 5W:
Why – na to już odpowiedzieliśmy, chcesz być w czymś dobry? Rozwijaj się w tym.
What – wszystko: dokumentację, procesy, kompetencje, umiejętności, komunikację, organizację pracy, a nawet… sam sposób i proces doskonalenia.
When – zawsze! Nie tylko w razie potrzeby czy wystąpienia problemu. Bez pytania, po prostu rób.
Where – wszędzie – tam gdzie masz władzę, ale także, czy przede wszystkim tam, gdzie jej nie masz 😉
Who – Ty! Zacznij od siebie, bądź pierwszy, bądź przykładem, bądź liderem.
i jeszcze jedno, szóste, niedocenione, a ściśle związane z naszym tematem:
hoW? – Iteracyjnie: 1. przemyśl (zdefiniuj problem, potrzebę), 2. poszukaj rozwiązania (zdobądź wiedzę), 2. zastosuj, 4. zweryfikuj, 5. udoskonal lub zrezyguj, 6. powtórz cykl.
Każde ulepszanie musi być jednak zorganizowane, wymaga usystematyzowanego podejścia. Każdy plan, wymaga jednak wiedzy o tym, czego nie wiemy lub co powinniśmy wiedzieć. Gdy mamy trenera czy eksperta do dyspozycji, sprawa jest prosta. Co jednak, jeśli nie mamy? Tu również z pomocą przychodzi nam podejście iteracyjne.
Zastosuj podejście:
1. Zaplanuj
Jeśli zaczynasz, startuj od ogólnego poziomu i przejdź iterację. Z każdym kolejnym krokiem będziesz wiedział, na czym skupić się w kolejnym. Możesz podjąć zupełnie nowy temat lub ulepszać jakiś, na którym już trochę się znasz, zdecyduj, co w tym momencie jest ci najbardziej potrzebne. W danej iteracji skup się jednak na jednym temacie. Przejdź iterację i zdecyduj w kroku planowania jaki temat będzie kolejny. Dzięki podejściu iteracyjnemy, możesz na warsztat brać mniejsze zakresy, to pomoże w sprawnym i częstym usprawnianiu, a częstsze sukcesy zmotywują cię do dalszego działania.
2. Dowiedz się
Gdy wybrałeś temat, poszukaj wiedzy, książki, szkolenia, zrozum temat. Choćby zakres wiedzy był skromny czy trudno dostępny, przyswój go i zrozum. Najważniejsze w tym kroku jest to, abyś wiedział po co dane podejście się stosuje, jakie problemu pomaga rozwiązać. Użyj 5W do weryfikacji swojej wiedzy: Why – czemu stosuje się to podejście? What – na czym ono dokładnie polega? When – kiedy się je stosuje? Where – gdzie je można zastosować? Who – kto oprócz ciebie powinien być zaangażowany?
3. Oceń
Gdy już wiesz co i jak, oceń na ile będzie dla ciebie przydatna nowa wiedza, technika, metoda – nie ma nic gorszego od wdrażania idei dla samego wdrażania. No chyba, że wdraża się coś, czego się nie rozumie 🙂 Zakładając jednak, że przeszliśmy krok wiedzy, oceniamy w jakim zakresie powinnyśmy nową wiedzę wdrożyć, wykorzystując jej istotę, aby jak najlepiej poprawić nasz warsztat pracy.
4. Praktykuj
Gdy już wiemy co i w jakim zakresie wdrożyć, wystarczy po prostu to zrobić. Wiesz już co i jak, więc po prostu do dzieła!
5*. Zwaliduj
Po jakimś czasie, niezależnym od pętli iteracyjnej, zweryfikuj, czy stosowana wiedza się przydaje i działa poprawnie. Jeśli nie, decyzję weź na warsztat – czy ponowić wdrożenie i zweryfikować czy jest stosowana poprawnie, czy może się z niej wycofać. Jeśli nie ma korzyści, nie stosuj dla samej idei stosowania. Jeśli natomiast działa i się przydaje, jesteś o krok bliżej do doskonałości, gratulacje 🙂
Powiedzmy jeszcze krótko co można ulepszać, poniższe przykłady traktuj jako źródło inspiracji, nie jako kompletną listę:
Metodyki – to tylko narzędzia, ale jest ich wiele i mają różne cel i różny poziom skomplikowania. Możesz ulepszać ich stosowanie, dokumentację, miary i kontrolę, etapy – każdy element, który jest jej składową. Nawet dostosowanie metodyk do stylu pracy organizacji i stosowanie podejścia hybrydowego Waterfall + Agile może być wynikiem dopracowania ich na miarę potrzeb.
Procesy – w każdym miejscu postępujemy wg jakiegoś procesu decyzyjnego, możemy ulepszać nasze podejście poprzez uproszczenie lub customizację, nie tylko w zakresie projektu. Czy w projekcie jest jasny proces decyzyjny?
Role – cel stosowanych ról w zespole, projekcie, organizacji, czy podział odpowiedzialności jest dobry, czy nie ma szarych stref lub konfliktów decyzyjnych?
Komunikacja – czy działasz wg planu komunikacji? Czy masz jakiś? Jeśli masz, to czy się sprawdza? Wbrew pozorom, bo temat jest często niedoceniany, zaniechanie komunikacji lub jej transparentności jest jedną z głównych przyczyn braku powodzenia projektu zwinnego.
Standardy – czy masz wprowadzoną standaryzację w projektach, procesach, dokumentacji? Czy jest wystarczająca? A może nadmiarowa i skomplikowana i powinieneś pomyśleć o uproszczeniach lub unifikacji?
Warsztat – jak wygląda Twój warsztat pracy? Twoje umiejętności? Zaczynasz od wiedzy czy od testowania? A może od obu? Czy rozumiesz to, co stosujesz? Czy robisz to z wystarczającą dokładnością?
Organizacja pracy – czy jesteś dobrze zorganizowany? Czy jesteś efektywny? Dokładny? Czy twoja praca jest perfekcyjna czy chaotyczna? Czy kontrolujesz każdy aspekt projektu? Czy nic nie dzieje się bez Twojej wiedzy?
Zarządzanie – podstawowa umiejętność Project Managera. W jaki sposób zarządzasz zespołem projektowym – ludźmi? Są tylko zasobem czy kluczowym elementem? Jak zarządzasz pracą? Komunikacją? Decyzjami? Czasami potrzebne są kompetencje dyplomatyczne, a czasami potrzebne jest asertywne przejęcie kontroli, władzy.
Miękkie kompetencje – całe gro kompetencji, których nie sposób wymienić. Dlatego Project Manager nie reprezentuje ani IT ani biznesu, ale Projekt. Project Manager to spoiwo dwóch różnych światów – biznesu i IT, spoiwo silne i elastyczne, aby całość mogła współdziałać jak jedność w celu osiągnięcia jednego – sukcesu Projektu.
Podsumowując krótko pamiętaj stare powiedzenie alchemików, prekursorów obecnych naukowców – ludzi wiedzy: „nie jest wstydem brak wiedzy, ale nie dążenie do jej poznania”. Nie bądź ignorantem i ucz się pokory, nie stój w miejscu, ale rozwijaj się, udoskonalaj. Rozpocznij lub konsekwentnie kontynuuj swój wzrost, przyjmij postawę ciągłej zmiany, ciągłego ulepszania. Nie ma rzeczy idealnych i wbrew pozorom to dobrze, bo to oznacza, że zawsze przed nami jest możliwość rozwoju. A wiedzę od razu wdrażaj i testuj. Nie znam żadnego eksperta, który by nim był tylko z wyuczenia, a bez doświadczenia.
I pamiętaj:
– Zawsze zaczynaj od jednego,pierwszego kroku, jednej prostej rzeczy, potem tylko kontynuuj.
– Błąd to nie porażka, błąd to możliwość nauki czegoś nowego. Nowe doświadczenie, które mówi, jak nie robić.
– Szukaj nowych rozwiązań i dobrych praktyk, czerp i inspiruj się od innych. Nie bój się sprawdzać nowych rzeczy.
– Stosuj to, co się sprawdza. Jeśli coś się nie sprawdza, nie musisz przy tym trwać, ucz się także, co nie działa.
– Powyższa droga jest zapewne jedną z setek, teraz ją przemyśl, ulepsz, dostosuj i wtedy dopiero zastosuj.
Dziękuję za przeczytanie tego wpisu i zapraszam cię do wspólnego poznawania bogatego świata projektów i zarządzania.
Powodzenia!